Una gestión documental deficiente genera fallas en el servicio público y retrasa el proceso de acceso a la información pública, pues puede generar pérdida de tiempo, al no encontrar los documentos necesarios para responder a las solicitudes de la ciudadanía, como consecuencia de no clasificar debidamente los archivos, expresó José Guadalupe Luna Hernández.
El Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem) explicó, durante una capacitación impartida a los servidores públicos del Instituto Materno Infantil y del Instituto de Capacitación y Adiestramiento para el Trabajo Industrial, que todas las instancias públicas tienen la obligación de conservar adecuadamente sus archivos.
Los documentos generados en el ámbito de sus funciones, dijo, deben contar con un orden y ser resguardados, clasificados y preservados de forma correcta; no sólo con la finalidad de responder a las solicitudes de información, sino porque representan el testimonio de las acciones realizadas por las autoridades.
Asimismo, agregó que la clasificación de los documentos públicos no constituye una tarea exclusiva del área de archivo de las instituciones, pues todos los funcionarios deben registrar su actuar de manera ordenada y sistemática, a fin de garantizar, con mayor celeridad, el acceso a la información pública por parte de los ciudadanos.
“No es viable tener solamente dos carpetas de archivos: una de oficios recibidos y otra de oficios entregados, sino que es necesario desarrollar una eficiente gestión documental”, puntualizó el Comisionado Luna Hernández, pues, con ello, se busca impedir errores administrativos que pueden derivar en sanciones para la institución o para los propios servidores públicos.
Al referirse a la conservación de los archivos, el Comisionado del Infoem añadió que no sólo es preciso brindar atención a los documentos escritos o impresos en papel, sino también a aquéllos sustentados en dispositivos móviles, electrónicos o digitales, como videos, audios y correos electrónicos, entre otros formatos que también apelan a un orden y a una apropiada conservación.
El Comisionado Luna Hernández expuso que, en caso de que, ante una solicitud de información, las autoridades pretendan argumentar la inexistencia del documento requerido, resulta indispensable demostrar a la ciudadanía los criterios de búsqueda exhaustiva considerados, pues, en ocasiones, no basta con indagar en el archivo de trámite, sino que debe recurrirse al de concentración, al histórico o a las áreas que, en razón de sus funciones, puedan poseer esa documentación.