Los servidores públicos tienen la obligación legal de preservar, ordenar y clasificar la documentación generada en el curso de sus funciones. Por ello, existe la necesidad de que todo ayuntamiento diseñe un Programa Anual de Desarrollo Archivístico, el cual permita contar con instrumentos de control y consulta, aseguró José Guadalupe Luna Hernández.
El Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem) otorgó una capacitación a servidores públicos del municipio de Nezahualcóyotl, durante la cual enfatizó la importancia de fortalecer más las áreas coordinadoras de archivos y de designar oportunamente al personal responsable de la gestión del archivo de trámite, de concentración y, en su caso, del archivo histórico.
Parte de este programa anual, dijo, incluye la elaboración del cuadro de clasificación archivística, que funciona como un índice para que tanto los funcionarios como los particulares conozcan e identifiquen qué área del gobierno tiene un documento específico, la fecha de elaboración y el nombre del expediente en el que se encuentra.
Además, el catálogo de disposición documental abre la posibilidad de conocer si los expedientes se hallan en el archivo de trámite, de concentración o, por su relevancia, en el archivo histórico. Así, los ciudadanos pueden localizar la documentación con mayor celeridad y eficiencia, en caso de que deseen solicitar expedientes sobre obras públicas, como construcción de puentes, pavimentación de calles y colocación de alumbrado, entre otras acciones gubernamentales.
El Comisionado José Guadalupe Luna Hernández explicó a los asistentes que, para dar de baja un expediente, es indispensable que el comité técnico de depuración documental de cada ayuntamiento emita un dictamen que indique las razones por las cuales debe emprenderse esa acción, como el hecho de que dichos documentos carezcan de valor administrativo, fiscal, jurídico o, inclusive, histórico.
“Para dar de baja un expediente, debe elaborarse un dictamen y registrar este acto en el inventario documental de baja, para que, en caso de que llegue una solicitud de información relacionada con ese documento, las autoridades puedan explicar las razones por las cuales ése ya no existe”, expresó el Comisionado del Infoem.